меню

Профессиональная организация офисных переездов с грузчиками под ключ в Москве и по России

Переезд офиса предполагает транспортировку сразу несколько видов груза: мебели, оборудования, мелких предметов, канцелярии, бумаги. Чтобы доставить груз без повреждений или потерь, важно знать, как правильно упаковать, погрузить, выгрузить различные предметы, а также соблюдать требования транспортировки

РАССЧИТАЕМ СТОИМОСТЬ

Профессиональная организация офисных переездов с грузчиками под ключ в Москве и по России

РАССЧИТАЕМ СТОИМОСТЬ

Правила переезда офисов

Чтобы избежать финансовых потерь, менеджеры транспортной компании всегда советуют заказчику оформить страховку всех перевозимых вещей. Во время перевозки, есть риск повреждения груза. Это не всегда происходит из-за нарушений требований перевозки. Причины могут быть разными. Со своей стороны транспортная компания гарантирует сохранность груза весь период транспортировки, обязуясь выполнять условия договора согласно правилам перевозки:

Все съемные детали мебели, оборудования упаковывают, а затем складывают отдельно;
Упаковочный материал подбирается, учитывая характеристики, свойства груза;
Тара маркируется специальными обозначениями, позволяющими понять содержимое каждого грузового места;
Для транспортировки используют специализированный автотранспорт, кузов которого оборудован фиксирующими приспособлениями;
Схема маршрута составляется, учитывая состояние дорожного полотна, возможные заторы;
Выгрузка, распаковка, установка привезенного оборудования, начинается сразу после доставки.

Что учесть при офисном переезде

Чтобы транспортировка обошлась без сложностей, еще на этапе организации предусматривают условия перевозки, учитывая:

Наличие подъездных путей. Чем ближе грузовик подъезжает к зданию, тем меньше придется задействовать дополнительную технику, либо ее участие не пригодится;
Наличие хрупких элементов мебели, а также оборудования, требующего особых условий транспортировки;
Срочность доставки. Ускоренный режим работы потребует привлечения дополнительных сил или техники, что подразумевает дополнительное финансирование;
Работа в выходной день. Стоимость услуги увеличивается примерно в два раза, если организация транспортировки приходится на выходные либо праздничные дни;
Объем груза. Перед погрузкой составляют перечень оборудования, мебели, коробок с мелкими деталями. Важно учесть, что некоторые предметы предварительно рекомендуется разобрать, снять дверцы, полки. Поэтому здесь дополнительно оценивается фронт работ.

Предварительная подготовка к переезду офиса

Планируя переезд, руководство офиса должно заранее позаботиться о сборе необходимых для погрузки вещей. Для этого, рекомендуется действовать поэтапно:

Организовать собрание сотрудников, чтобы объявить о планируемой дате переезда;
Распределить обязанности по сбору вещей между подчиненными, назначить старших;
Назначить человека, который будет отвечать за всю организацию сбора, полностью владея всей необходимой информацией;
Составить схему-план нового офиса, где каждый кабинет закреплен за конкретными сотрудниками;
Составить план переезда, согласовав с сотрудниками;
Обговорить с каждым сотрудником сроки его готовности работать на новом месте.

Как правильно упаковать и перевезти офисную мебель и технику

Работа офиса подразумевает наличие разного вида бумаг, архивных документов, папок с договорами, соглашениями. Всю документацию заранее распределяют, раскладывая по отдельным коробкам, каждая из которых подписывается

Отдельное внимание уделяют мебели, офисному оборудованию. Технику рекомендуется упаковывать в «родную» тару. Если таковой нет, то все компьютеры, принтеры, кондиционеры, а также другие приборы упаковывают в картонные коробки, прокладывая их пузырчатой пленкой, пенопластом, поролоном. Сверху упаковку фиксируют липкой лентой. Заранее отсоединяют электропровода, убирают выступающие, хрупкие элементы. Съемные детали упаковывают отдельно

Чтобы упаковать мебель, необходимо заранее вытащить все выдвижные шкафчики или закрепить их липкой лентой. Также поступить с навесными элементами, дверями. Полки вытаскивают, затем упаковывают отдельно, фиксируя скотчем и подписывая, к какому предмету мебели они принадлежат.
Снимают, заворачивают в пленку или бумагу, а затем складывают отдельно:

Вензеля;
Замки;
Элементы крепежа;
Ручки.

Рассчитаем стоимость транспортировки за 15 минут

РАССЧИТАЕМ СТОИМОСТЬ

Как проходит процесс офисного переезда

Транспортная компания участвует в каждом этапе организации транспортировки. Во время процесса один менеджер логистической компании контролирует погрузку, другой — выгрузку. Если офис большой, то назначается несколько человек. Они отслеживают вынос груза из помещения, его установку, а также фиксацию при погрузке

Чтобы не получилось путаницы, у входа в новое здание размещают указатели с направляющими стрелками либо другими маркировочными знаками. Рабочая бригада должна знать, куда именно выгружать определенные коробки. На руках у менеджера должна быть схема или план нового помещения, где все обозначения продублированы

Не стоит назначать много ответственных сотрудников. При наличии толпы в коридорах сложно сориентироваться, легко запутаться. Незадействованные при погрузке или выгрузке сотрудники офиса могут заняться другими делами.
Упакованные важные бумаги погружают и выгружают под контролем сотрудника транспортной компании, а также сотрудника офиса. Их заносят в отдельный кабинет, дверь которого закрывают ключом

Часто при переездах остаются непомеченными какие-либо ящики, коробки, упакованные кипы бумаг. Для таких вещей рекомендуется предусмотреть отдельное помещение

Мебель и оборудование расставляются сразу на новые места. Мебель собирают, устанавливают двери полки, ящики. Оборудование подключают, только если это не запрещается инструкцией. Некоторую технику нельзя подключать после транспортировки сразу. Ей рекомендуется постоять выключенной несколько часов

Обязанностью сотрудников логистической компании является также уборка помещения после выгрузки и установки мебели или техники. Рабочие собирают бумагу, картон, другие элементы упаковочного материала. Весь мусор можно убрать позже, когда сотрудники компании освободят коробки, вытащив документы, папки, канцелярию

Этапы организации офисных переездов

Важно грамотно спланировать процесс транспортировки. Сотрудники логистической компании действуют поэтапно:

Зная ассортимент груза, грамотно подбирают упаковочный материал, а также элементы фиксации необходимые при погрузке;
Упаковывают груз, предварительно демонтировав съемные, хрупкие, выступающие элементы;
Выносят коробки, упакованную технику, мебель, погружают на грузовик. Весь груз надежно закрепляют стяжками, эластичными ремнями, другими элементами фиксации;
Перевозят груз на новое место работы офиса, учитывая скорость движения, состояние дорожного полотна, если есть хрупкие элементы;
Выгружают основной груз, коробки с дополнительными элементами, а затем распаковывают и устанавливают;
Убирают мусор после распаковки.

Какие сложности могут возникнуть при переезде офиса и как их избежать

Даже при организации переезда опытными сотрудниками, всегда есть риск возникновения некоторых сложностей. Их можно заранее предусмотреть:

Не стоит выбирать дату переезда в конце или начале отчетного квартала, года, недели. Праздничные, выходные дни усложняют процесс, трудно найти рабочих, а стоимость услуги всегда выше;
Даже застрахованное имущество лучше перевозить при дневном свете. Вечернее время усложняет процесс транспортировки из-за плохой видимости. Груз легко повредить или потерять;
Подавать заявку на транспортировку лучше заранее, чтобы успеть обговорить все условия, а также составить подробный план организации транспортировки;
Рекомендуется получить консультацию сразу у нескольких перевозчиков. Если не понравятся или не подойдут условия одной компании, всегда можно договориться с другой;
Лучше договориться о встрече с представителем транспортной компании, чтобы подробно обсудить все вопросы, условия перевозки, примерную стоимость. Нельзя доверять компаниям, решающим вопросы только по телефону или онлайн;
Рекомендуется застраховать груз, во избежание судебных споров из-за повреждений либо потерь;
Подозрительно, если транспортная компания предлагает оказать услугу по низкой стоимости. Переезд офиса подразумевает организацию сложной работы целой команды при участии техники, поэтому не может стоить дешево.

Как выбрать транспортную компанию для переезда офиса

Готовясь к переезду офиса, лучше выбрать специализированную компанию. Грамотные специалисты помогут составить план, оформить договор, организовать транспортировку за кратчайшие сроки. Сотрудники компании СТЛогистик обращают внимание на каждую мелочь, прорабатывают все детали, учитывают сложность пути и хрупкость предметов. Автопарк компании позволяет выбрать любое транспортное средство, подходящее для переезда офиса

Заказать машину
для офисного переезда